Flujos de trabajo inteligentes

La tecnología ayuda a las empresas a tomar control sobre los contratos que se manejan en su compañía. Estos no están aislados, afectan a múltiples departamentos como el legal, comercial, recursos humanos, compras… Ahí es donde los flujos de trabajo inteligentes permiten que el proceso de colaboración sea efectivo y no un lastre para el equipo.

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Flujos de trabajo inteligentes

La tecnología ayuda a las empresas a tomar control sobre los contratos que se manejan en su compañía. Estos no están aislados, afectan a múltiples departamentos como el legal, comercial, recursos humanos, compras… Ahí es donde los flujos de trabajo inteligentes permiten que el proceso de colaboración sea efectivo y no un lastre para el equipo.

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User people network circuit board link connection technology

Ticketing jurídico

El ticketing jurídico de Bigle Legal es la forma más rápida y efectiva de canalizar todas las peticiones que recibe el Departamento Legal de una empresa.

Gracias a este módulo, cualquier empleado autorizado podrá crear solicitudes a través de un formulario web incluyendo toda la información necesaria. El Departamento Legal será notificado y podrá gestionar la petición, usando todos los datos del formulario para la creación de los contratos necesarios, sin necesidad de copiar y pegar la información.

Combinando las funcionalidades del ticketing jurídico, la potencia de los metadatos y los reportes, será posible monitorizar el estado de las distintas solicitudes, así como analizar la cantidad y tipo de solicitudes recibidas y gestionadas por el Departamento Legal.

Asigna roles, define tareas y realiza una gestión inteligente de tus contratos.

Los flujos de trabajo inteligentes ayudan en todas las fases de colaboración del documento:

- Colaboración interdepartamental
- Colaboración con terceros fuera de la empresa
- Cambios, acuerdo de cláusulas
- Aprobación
- Firma

Self-service (o Autoservicio) de documentos

Dotar a los usuarios de tu empresa de un autoservicio de CLM permitirá gestionar los contratos rutinarios de una manera mucho más eficiente y evitar los cuellos de botella habituales, como tener una lista interminable de documentos a la espera de la aprobación del Departamento Jurídico.

Establecer un autoservicio de contratos es la forma más rápida y sencilla de asegurarse de que todos los empleados puedan crear contratos de forma autónoma, utilizando plantillas siempre actualizadas, validadas por los abogados, que cumplan con la ley y sus políticas corporativas. Gracias a Bigle Legal, puede incluso limitar las opciones de descarga del autoservicio a sólo PDF, para garantizar que no se realicen cambios no autorizados y, lo que es más importante, que no se añada ningún riesgo a sus acuerdos.

Compartición de formularios

En muchas ocasiones, se requiere información de terceros para crear o respaldar un documento. Típicamente:

  • Datos de una persona física o jurídica (cliente, proveedor, etc.).

  • Archivos (foto, recibo bancario, presupuesto, etc.).

Para facilitar la recopilación de información, los formularios de Bigle Legal se pueden compartir con terceros.

  • El usuario decide qué partes del formulario desea compartir y se genera un enlace compartido.

  • Este enlace se manda a un tercero por email para que pueda rellenar datos y cargar archivos adjuntos.

  • El usuario puede ver los cambios en su formulario en tiempo real.

  • No es necesario copiar y pegar información, sino que ya está lista para usarse en el formulario del usuario.

Weblink

Nuestro servicio de Weblink te permite publicar los formularios de Bigle Legal en tu página web. Cualquiera podrá rellenar el cuestionario y automáticamente se creará en la plataforma un documento con todos los datos facilitados.

Las posibilidades que esto ofrece son infinitas:

  • Automatiza las solicitudes de tus clientes: publica un formulario online en tu propia web y ahorra tiempo en emails y llamadas para recopilar información.

  • Crea cuestionarios para que tus proveedores puedan subir la información necesaria para homologarse, mejorando así tus procesos de compra.

  • Optimiza el tiempo dedicado a los KYCs permitiendo a tus clientes facilitar sus datos a través de tu página web.

  • Ofrece la opción de reserva online para que potenciales compradores puedan generar un documento de reserva de cualquier inmueble.

  • Proporciona a los candidatos de tus ofertas de trabajo un cuestionario para subir la información necesaria para el proceso de entrevistas y contratación.

Copia de datos entre documentos

¿Necesitas crear una cadena de documentos sobre una misma operación? Con Bigle Legal puedes copiar datos de un documento a otro para ganar tiempo y minimizar errores.

Olvídate de volver a tener que copiar y pegar los mismos datos de un documento a otro, los datos se copian automáticamente a golpe de click.

Entre otros ejemplos, puedes crear un NDA con un potencial proveedor, cuando el departamento de compras haya validado y homologado el proveedor puedes trasladar los datos del NDA al contrato de servicio y, por último, copiarlos a un contrato de Encargo de Tratamiento de Datos. Todo en unos clics.

Generación masiva

Si quieres crear flujos automáticos para la generación masiva de documentos y su envío a firma (o envío por email certificado) puedes hacerlo usando las API de Bigle Legal. También podrás recuperar todos los documentos firmados y almacenarlos donde consideres oportuno.

Nuestros clientes ya están ahorrando días enteros de trabajo gestionando documentos de forma masiva con Bigle Legal.